StrategiAct yhdistää kolme asiaa: strategian olennaisen sisällön, siitä johdetun tavoitellun toteutumisen ja toteutumisen mahdollistavan arkkitehtuurin.
Työ etenee strategisesta tarkoituksesta toteutumisvaatimuksiin, mekanismeihin ja käyttömuotoihin.
Tavoitteena ei ole tuottaa yleistä toimenpidelistaa, vaan määrittää juuri tämän strategian toteutumiselle tarkoituksenmukainen rakenne.
Strategian sisältö määrittää, mitä pitäisi saada aikaan. Organisaation tilanne vaikuttaa siihen, millä tavoin tämä voidaan saada todeksi.
Esimerkiksi “helpoin kumppani” voi tarkoittaa asiakkaalle sujuvaa itsepalvelua, henkilökohtaista apua tai sitä, että yritys hoitaa sisäisen koordinoinnin asiakkaan puolesta.
Oikeaa toteutumista ei voida päätellä iskulauseesta. Se pitää johtaa strategiasta.
Myös tarvittavat mekanismit vaihtelevat. Yhdessä organisaatiossa tarvitaan uusi toimintatapa. Toisessa riittää nykyisen käytännön vahvistaminen tai kytkeminen paremmin strategiseen tarkoitukseen.
Siksi työ alkaa kokonaisuuden ymmärtämisestä: Mitä strategian pitää muuttaa? Mitkä strategiset asiat ovat toteutumisen kannalta olennaisia? Mistä niiden onnistuminen riippuu?
Vasta tämän jälkeen suunnitellaan toteutumista tukevat mekanismit.
StrategiAct tunnistaa ensin, mitä strategiasta pitää saada toteutumaan, ja tarkastelee sen jälkeen, miten, missä ja kuinka syvästi valittujen strategiaelementtien tulee näkyä ja vaikuttaa organisaation toiminnassa.
Strategiasta valitaan ne kokonaisuudet, suhteet ja ehdot, joiden toteutuminen on strategian kannalta ratkaisevaa.
Tällainen kokonaisuus voi olla strateginen valinta, asiakaslupaus, painopiste, kyvykkyys, arvo, toimintaperiaate tai eri asioiden välinen strateginen suhde.
Valinnassa arvioidaan sen merkitystä strategialle, käytännön tulkinnan tarvetta ja vaikutusta organisaation toimintaan.
Jokaiselle muodostetaan toteutumisen ydin: yksi selkeä tulkinta siitä, mitä sen pitäisi olennaisimmillaan saada muuttumaan tai tulemaan todeksi.
Samalla tehdään näkyväksi tarvittava siirtymä: mistä ollaan siirtymässä mihin, mitä toimintaa pitäisi näkyvästi muuttua ja kuinka laajasti muutos koskee organisaatiota.
StrategiAct tarkastelee useita tapoja, joilla strateginen vaikutus voi ilmetä.
Toiminnallisesti. Mitä valitaan, tehdään tai priorisoidaan strategian vuoksi eri tavalla?
Kielellisesti. Miten strategia vaikuttaa kysymyksiin, lupauksiin, käsitteisiin ja tapaan selittää asioita?
Sosiaalisesti. Miten yhteistyö, johtaminen, kohtaamiset ja yhteiset käytännöt tukevat strategiaa?
Digitaalisesti. Mitä palvelujen, tiedon ja digitaalisten työnkulkujen pitäisi mahdollistaa?
Tilallisesti. Miten fyysinen ympäristö, tilojen käyttö, reitit ja kohtaamispaikat tukevat tavoitetta?
Visuaalisesti. Mitä kuvien, näkymien, symbolien ja muiden näkyvien sisältöjen pitäisi auttaa hahmottamaan?
Näkökulmat voivat limittyä. Yksi digitaalinen työväline voi esimerkiksi tehdä strategisen valinnan näkyväksi ja samalla ohjata toimintaa.
Kaikkia tapoja ei tarvita kaikkialla. Tarkoitus on löytää juuri kyseisen strategisen vaikutuksen kannalta olennaiset.
StrategiAct etsii ne kohdat, joissa strategian toteutuminen käytännössä ratkaistaan.
Tarkastelu etenee tarvittaessa yleisestä alueesta konkreettiseen päätökseen, tilanteeseen tai kosketuspisteeseen.
Esimerkiksi: Johtaminen → päätöksenteko → investointivaihtoehtojen vertailu
tai: Henkilöstö → rekrytointi → hakijoiden vertailu
Näin suunnittelu pääsee riittävän lähelle arkea.
Yleisilmaisu kuten “koko organisaatiossa” ei vielä kerro, missä toteutuminen ratkaistaan.
Käyttötilanne kertoo, missä vaikutetaan. Mekanismi kertoo, millä toistuvalla tavalla vaikutus syntyy. Konkreettinen käyttömuoto kertoo, mitä ihminen siinä tilanteessa käyttää tai kohtaa.
Näkyy. Strateginen asia voidaan havaita. Tässä kohdassa sen tunnistaminen voi olla riittävä tehtävä.
Vaikuttaa. Strateginen asia muuttaa kokemusta, valintaa tai käyttäytymistä.
Ohjaa. Strateginen asia toimii päätöksen tai toiminnan kriteerinä.
On osa tapaa toimia. Strategian mukainen toiminta kuuluu normaaliin käytäntöön eikä riipu jatkuvasta muistuttamisesta.
Tavoitteena ei ole mahdollisimman syvä vaikutus kaikkialla.
Valitaan alin strategian onnistumisen kannalta riittävä taso.
Syvyys kuvaa tavoiteltua toteutumista, ei nykytilan arvosanaa.
Kaikkia strategian osia ei käsitellä samalla tarkkuudella eikä kaikkia ilmenemismuotoja tarvita jokaiseen tilanteeseen.
Valintaa ohjaa kysymys: Vaarantuisiko tämän strategisen valinnan toteutuminen, jos se ei vaikuttaisi tässä kohdassa?
Samalla tarkastellaan kokonaisuutta. Mitkä tavoitteet vahvistavat toisiaan? Missä yhden strategisen asian toteutuminen on toisen ehto? Missä sama päätös vaikuttaa useaan tavoitteeseen? Voidaanko yksi yhteinen mekanismi suunnitella tukemaan useaa strategista tavoitetta? Missä strategian toteutuminen edellyttää myös luopumista nykyisestä toimintatavasta?
Tarkoitus on löytää riittävä ja johdonmukainen kokonaisuus.
Kun tavoiteltu toteutuminen on määritetty, arkkitehtuuria tarkastellaan neljästä suunnasta.
Näin toteutumisarkkitehtuurista ei tule vain suunnitelmaa tekemisestä, vaan myös suunnitelma siitä, miten toteutumista voidaan arvioida ja oppia.
Kun tiedetään, mitä strategian pitää saada tapahtumaan, missä ja kuinka vahvasti, määritellään mitä tämän mahdollistaminen vaatii.
Muotoilu perustuu strategiseen tarkoitukseen, käytettävissä olevaan tietoon ja vaihtoehtojen vertailuun.
Ratkaisuna voi olla nykyisen käytännön säilyttäminen, vahvistaminen, uudelleenkytkeminen strategiseen tarkoitukseen, muuttaminen tai uuden rakentaminen.
Tärkeä ero on se, että strategiasta johdettu toteutumisarkkitehtuuri ei ole sama asia kuin organisaation nykyinen toteutuminen.
Strategiasta voidaan perustellusti johtaa, mitä tarvitaan. Nykytilasta voidaan puolestaan sanoa vain se, minkä käytettävissä oleva aineisto osoittaa.
Analyysin ja määrittelyn jälkeen tiedetään jo, missä strategian pitää vaikuttaa. Silloin myös suunnittelua varten tarvittavat lisätiedot voidaan kohdentaa tarkasti.
Jo toimitettu aineisto hyödynnetään ensin.
Lisätietoa voidaan hankkia esimerkiksi dokumenteista, datasta, haastatteluista, päätösnäytteistä, havainnoinnista tai muusta tarkoituksenmukaisesta evidenssistä.
Jos jotakin ei löydy käytettävissä olevasta aineistosta, siitä ei seuraa, ettei asiaa organisaatiossa olisi.
Voidaan todeta vain, ettei sitä ole tällä aineistolla osoitettu.
Jos ratkaisevaa tietoa jää puuttumaan, työ säilyttää avoimen kysymyksen, esittää ehdolliset vaihtoehdot tai tarvittaessa rajaa erillisen tutkimustarpeen.
Tarkkuus sovitetaan aina siihen, mitä todella tiedetään.
Muotoilu etenee kolmella toisiinsa liittyvällä kysymyksellä.
1 – Toteutumisvaatimus — mitä pitää olla mahdollista?
Esimerkiksi strategian kannalta olennaisten vaikutusten pitää tulla arvioiduiksi ennen merkittävän investointivaihtoehdon valintaa.
2 – Mekanismi — mikä käytäntö mahdollistaa sen?
Esimerkiksi nykyiseen valmisteluun liitettävä arviointipiste, jossa vaikutukset yhdistetään vaihtoehtojen vertailuun.
3 – Konkreettinen käyttömuoto – mitä mekanismin käyttäminen käytännössä edellyttää?
Esimerkiksi päätösesityksen arviointikohta, valmistelijan ohje ja yhteinen päätöskysymys.
StrategiAct määrittää tällaisen käyttömuodon strategisen tehtävän ja tarpeen. Sen lopullinen suunnittelu, tuotanto ja käyttöönotto kuuluvat tarvittaessa erilliseen toteutus- tai Create-vaiheeseen.
Toteutumisvaatimus → mekanismi → ilmentymä
Vaihtoehtoja verrataan keskenään. Voidaanko nykyinen käytäntö säilyttää? Riittääkö sen vahvistaminen? Tarvitaanko muutos tai kokonaan uusi mekanismi?
Ratkaisun pitää ansaita paikkansa toteutumisarkkitehtuurissa.
Toteutumismekanismi tarvitsee usein jotakin konkreettista, jonka ihminen voi nähdä, käyttää, sanoa, tehdä tai kohdata.
Se voi olla kysymys, jonka esihenkilö esittää. Ohje, joka auttaa asiakasta etenemään. Digitaalinen kenttä, joka tuo tarvittavan tiedon päätöksentekoon. Yhteinen keskustelukäytäntö. Päätöspohjan arviointikohta. Tai fyysinen opastus.
StrategiActin tehtävä ei ole automaattisesti suunnitella näitä valmiiksi.
Se määrittää ensin:
Näin varsinainen toteutus saa selkeän strategisen lähtökohdan.
StrategiActin taksonomian rinnalle rakentuu jatkuvasti laajeneva kirjasto strategiaelementeistä, ilmentymistä, ratkaisuista , mekanismeista, käyttötapauksista jne. – ja myöhemmin myös niiden toimivuudesta.
Niiden avulla tutkitaan mahdollisia toimintatapoja ja ilmentymiä sekä tunnistetaan näkökulmia, jotka muuten voisivat jäädä huomaamatta.
Kirjastosta voidaan etsiä esimerkiksi tapoja tuoda strateginen valinta päätöksentekoon, perehdytykseen, asiakaskohtaamiseen tai fyysiseen ympäristöön.
Jokaisen ehdotuksen sopivuus arvioidaan strategian ja organisaatiotiedon perusteella. Ratkaisun pitää ansaita paikkansa suunniteltavassa kokonaisuudessa.
AI-avusteinen analyysi auttaa käsittelemään laajoja aineistoja, vertailemaan vaihtoehtoja, tunnistamaan riippuvuuksia ja dokumentoimaan analyysin systemaattisesti.
Menetelmä määrittää, mitä etsitään ja millä perusteella vaihtoehtoja arvioidaan.
Asiantuntijan tehtävänä on tulkita, priorisoida, haastaa, tunnistaa ristiriidat ja rajata se, mitä aineistosta voidaan perustellusti päätellä.
Asiakas tekee sille kuuluvat strategiset päätökset.
Työssä erotetaan toisistaan aineistosta todettu tieto, siitä johdettu tulkinta, suunniteltu tavoitetila ja ehdotettu ratkaisu.
StrategiActin lopputulos muodostuu neljästä toisiaan täydentävästä näkymästä.
StrategiAct Map kokoaa tavoitellun toteutumisen: mitä strategian pitää saada todeksi, miten, missä ja kuinka vahvasti sen pitää vaikuttaa.
Toteutumisarkkitehtuuri kokoaa toteutumisvaatimukset, mekanismit, vastuut, johtamisen paikat, resurssit, riippuvuudet ja tarvittavan tiedon yhdeksi kokonaisuudeksi.
Jos nykytilasta on riittävä evidenssi, samaan kokonaisuuteen voidaan kuvata, mitä on jo olemassa, mitä kannattaa vahvistaa tai kytkeä paremmin ja mitä mahdollisesti puuttuu.
Priorisoitu etenemisnäkymä erottaa toisistaan sen, mitä voidaan tehdä heti, mitä pitää rakentaa, mikä tarvitsee asiakkaan päätöksen ja mikä tarvitsee lisää tietoa.
Varmistamisen ja oppimisen malli kuvaa, millä näytöllä voidaan myöhemmin arvioida mekanismin toimintaa, käyttäytymisen muutosta ja strategisen tuloksen syntymistä.
Strateginen tärkeys ja toteutusvalmius eivät ole sama asia.
Eikä mekanismin olemassaolo vielä todista sen toimivuutta tai vaikutusta.
Kun toteutumisarkkitehtuuri on riittävän valmis, voidaan ratkaista, mitä todella pitää rakentaa, muuttaa tai ottaa käyttöön.
Varsinaisesta toteutuksesta voi vastata asiakas, Romero, muu kumppani tai näiden yhdistelmä.
Jos tarvitaan esimerkiksi työkalu, näkymä, ohje, pelikirja, materiaali tai muu konkreettinen toteutus, StrategiAct määrittää sille strategisen tehtävän, vaatimukset ja hyväksymisen perusteet.
Varsinainen suunnittelu ja tuotanto voidaan tehdä erillisessä Create-vaiheessa.
StrategiAct määrittää, mitä toteutuminen vaatii. Toteutus tekee siitä käytettävää toimintaa.
Kerro strategiasta ja tilanteestanne. Katsotaan, missä sen pitäisi vaikuttaa ja mitä tämän mahdollistamiseksi kannattaa suunnitella.