StrategiAct yhdistää kolme asiaa: strategian olennaisen sisällön, tavoitellun toteutumisen ja sitä tukevat käytännön ratkaisut.
Työ etenee analyysistä määrittelyyn ja muotoiluun. Näin voidaan suunnitella sekä sitä, mitä organisaation toiminnassa pitäisi tapahtua, että sitä, millaisilla käytännöillä ja konkreettisilla ilmentymillä tätä tuetaan.
Strategian sisältö ja organisaation tilanne vaikuttavat siihen, millaista toteutumista tarvitaan.
Asiakkaalle helppous voi tarkoittaa sujuvaa itsepalvelua, henkilökohtaista apua tai sitä, että yritys hoitaa sisäisen koordinoinnin asiakkaan puolesta. Tarkoituksenmukainen tulkinta johdetaan strategiasta ja siitä, mitä organisaatio sillä tavoittelee.
Myös tarvittavat ratkaisut vaihtelevat. Yhdessä organisaatiossa tarvitaan uusi toimintatapa. Toisessa tavoitetta voidaan edistää kehittämällä jo käytössä olevaa työvälinettä.
Strategia antaa tarkoituksen. Organisaation tilanne tarkentaa ratkaisun.
Siksi työ alkaa kokonaisuuden ymmärtämisestä. Mitkä valinnat ovat olennaisia? Miten ne liittyvät toisiinsa? Missä niiden välille syntyy jännitteitä? Vasta tämän pohjalta määritellään tavoiteltu toteutuminen ja suunnitellaan sitä tukevat ratkaisut.
StrategiAct tunnistaa ensin, mitä strategiasta pitää saada toteutumaan, ja tarkastelee sen jälkeen, miten, missä ja kuinka syvästi valittujen strategiaelementtien tulee näkyä ja vaikuttaa organisaation toiminnassa.
Strategiasta valitaan ne kokonaisuudet, joiden toteutumista on tärkeintä suunnitella.
Tällainen kokonaisuus voi olla strateginen valinta, asiakaslupaus, painopiste, kyvykkyys, arvo tai toimintaperiaate. Valinnassa arvioidaan sen merkitystä strategialle, käytännön tulkinnan tarvetta ja vaikutusta organisaation toimintaan.
Jokaiselle muodostetaan toteutumisen ydin: yksi selkeä tulkinta siitä, mitä sen pitäisi olennaisimmillaan saada todeksi.
Esimerkiksi “helpoin kumppani” voi tarkoittaa sitä, että asiakkaan asia etenee yrityksen sisällä ilman asiakkaan omaa koordinointia.
StrategiAct tarkastelee kuutta ilmenemismuotoa.
Toiminnallisesti. Mitä valitaan, tehdään tai priorisoidaan strategian vuoksi eri tavalla?
Kielellisesti. Miten strategia vaikuttaa kysymyksiin, lupauksiin, käsitteisiin ja tapaan selittää asioita?
Sosiaalisesti. Miten yhteistyö, johtaminen, kohtaamiset ja yhteiset käytännöt tukevat strategiaa?
Digitaalisesti. Mitä palvelujen, tiedon ja digitaalisten työnkulkujen pitäisi mahdollistaa?
Tilallisesti. Miten fyysinen ympäristö, tilojen käyttö, reitit ja kohtaamispaikat tukevat tavoitetta?
Visuaalisesti. Mitä kuvien, näkymien, symbolien ja muiden näkyvien sisältöjen pitäisi auttaa hahmottamaan?
Näkökulmat voivat limittyä. Yksi digitaalinen työväline voi esimerkiksi tehdä strategisen valinnan näkyväksi ja samalla ohjata toimintaa.
StrategiAct etsii ne kohdat, joissa strategian toteutuminen käytännössä ratkaistaan.
Tarkastelu etenee tarvittaessa kolmella tasolla. Esimerkiksi:
1 — Alue: johtaminen.
2 — Toiminto tai tilanne: päätöksenteko.
3 — Konkreettinen kosketuspiste: investointivaihtoehtojen vertailu.
Toinen polku voisi olla:
Henkilöstö → rekrytointi → hakijoiden vertailu.
Näin suunnittelu pääsee riittävän lähelle arkea. Seuraavassa muotoiluvaiheessa ratkaistaan, tarvitaanko kyseiseen kohtaan esimerkiksi arviointikriteeri, kysymysrunko tai työpohjan tarkennus.
Käyttötilanne kertoo, missä vaikutetaan. Ilmentymä kertoo, mitä siinä käytetään tai kohdataan.
Näkyy. Strateginen asia voidaan havaita. Tässä kohdassa sen tunnistaminen voi olla riittävä tehtävä.
Vaikuttaa. Strateginen asia muuttaa kokemusta, valintaa tai käyttäytymistä.
Ohjaa. Strateginen asia toimii päätöksen tai toiminnan kriteerinä.
On osa tapaa toimia. Strategian mukainen toiminta kuuluu vakiintuneeseen käytäntöön ja toteutuu ilman jatkuvaa erillistä muistuttamista.
Tavoitteena on kussakin tilanteessa riittävä vaikutus. Syvyys kuvaa tavoiteltua toteutumista, ei nykytilan arvosanaa.
Näkyy. Strateginen asia voidaan havaita. Tässä kohdassa sen tunnistaminen voi olla riittävä tehtävä.
Vaikuttaa. Strateginen asia muuttaa kokemusta, valintaa tai käyttäytymistä.
Ohjaa. Strateginen asia toimii päätöksen tai toiminnan kriteerinä.
On osa tapaa toimia. Strategian mukainen toiminta kuuluu vakiintuneeseen käytäntöön ja toteutuu ilman jatkuvaa erillistä muistuttamista.
Tavoitteena on kussakin tilanteessa riittävä vaikutus. Syvyys kuvaa tavoiteltua toteutumista, ei nykytilan arvosanaa.
Kaikkia strategian osia ei käsitellä samalla tarkkuudella eikä kaikkia ilmenemismuotoja tarvita jokaiseen tilanteeseen.
Valintaa ohjaa kysymys: Vaarantuisiko tämän strategisen valinnan toteutuminen, jos se ei vaikuttaisi tässä kohdassa?
Samalla tarkastellaan kokonaisuutta. Mitkä tavoitteet vahvistavat toisiaan? Missä sama päätös vaikuttaa moneen asiaan? Voidaanko yksi yhteinen ratkaisu suunnitella tukemaan useaa tavoitetta?
Tarkoitus on löytää riittävä ja johdonmukainen kokonaisuus.
Kun tavoiteltu toteutuminen on määritelty, suunnitellaan sitä tukevat käytännöt ja konkreettiset käyttömuodot.
Muotoilu perustuu strategiseen tarkoitukseen, organisaatiosta saatavaan tietoon ja vaihtoehtojen vertailuun. Ratkaisuna voi olla nykyisen käytännön säilyttäminen, vahvistaminen, muuttaminen tai uuden rakentaminen.
Analyysin ja määrittelyn jälkeen tiedetään jo, missä strategian pitää vaikuttaa. Silloin myös muotoilua varten tarvittavat lisätiedot voidaan kohdentaa tarkasti.
Esimerkiksi: Millä kriteereillä investointivaihtoehtoja tällä hetkellä vertaillaan, ja missä käytettävässä pohjassa nämä kriteerit näkyvät?
Jo toimitettu aineisto hyödynnetään ensin. Asiakas saa tarvittaessa tietopyynnön, jossa kerrotaan, miksi täsmennystä tarvitaan ja mihin suunnitteluvalintaan vastaus vaikuttaa. Vastauksen voi antaa suoraan, toimittaa dokumenttina tai koota omalla tekoälyllä alkuperäisine lähteineen.
Jos ratkaisevaa tietoa jää puuttumaan, suunnitelmassa esitetään avoin kysymys tai ehdolliset vaihtoehdot. Suunnitelman tarkkuus sovitetaan siihen, mitä organisaatiosta tiedetään.
Muotoilu etenee kolmella toisiinsa liittyvällä kysymyksellä.
1 – Toteutumisvaatimus — mitä pitää olla mahdollista?
Esimerkiksi strategian kannalta olennaisten vaikutusten pitää tulla arvioiduiksi ennen merkittävän investointivaihtoehdon valintaa.
2 – Mekanismi — mikä käytäntö mahdollistaa sen?
Esimerkiksi nykyiseen valmisteluun liitettävä arviointipiste, jossa vaikutukset yhdistetään vaihtoehtojen vertailuun.
3 – Ilmentymä — missä konkreettisessa asiassa käytäntö tulee käyttöön?
Esimerkiksi päätösesityksen arviointikohta, valmistelijan ohje ja yhteinen päätöskysymys.
Toteutumisvaatimus → mekanismi → ilmentymä
Vaihtoehtoja verrataan myös keskenään. Onko nykyisen käytännön kehittäminen riittävää? Tarvitaanko uusi osa? Voiko sama ratkaisu palvella useaa strategista tavoitetta?
Suunnitelmassa perustellaan, mihin ehdotettu ratkaisu vastaa ja miksi se sopii kyseiseen käyttötilanteeseen.
Ilmentymä tekee suunnittelusta käsinkosketeltavaa.
Se voi olla kysymys, jonka esihenkilö esittää. Ohje, joka auttaa asiakasta etenemään. Digitaalinen kenttä, joka tuo tarvittavan tiedon päätöksentekoon. Yhteinen keskustelukäytäntö, jossa käsitellään strategisia valintoja. Tai fyysinen opastus, joka auttaa löytämään avun.
Ilmentymän muoto valitaan sen tehtävän perusteella: Kenen pitää käyttää sitä? Missä tilanteessa? Mitä sen pitäisi auttaa ymmärtämään tai tekemään?
Esimerkiksi asiakkaan asian jatkuvuutta voidaan tukea kolmella toisiinsa liittyvällä ilmentymällä: työntekijän siirto-ohjeella, asiakkaalle annettavalla seuraavan askeleen yhteenvedolla ja työvälineessä näkyvällä vastuumerkinnällä.
Jokaisella on oma tehtävänsä, mutta ne tukevat samaa toimintatapaa.
Ilmentymän arvo syntyy siitä, mitä se auttaa saamaan aikaan. Siksi sen sisältö ja yhteys käytäntöön suunnitellaan yhtä huolellisesti kuin sen ulkoasu tai formaatti.
StrategiActin taksonomian rinnalle rakentuu jatkuvasti laajeneva kirjasto strategiaelementeistä, ilmentymistä, ratkaisuista , mekanismeista, käyttötapauksista jne. – ja myöhemmin myös niiden toimivuudesta.
Niiden avulla tutkitaan mahdollisia toimintatapoja ja ilmentymiä sekä tunnistetaan näkökulmia, jotka muuten voisivat jäädä huomaamatta.
Kirjastosta voidaan etsiä esimerkiksi tapoja tuoda strateginen valinta päätöksentekoon, perehdytykseen, asiakaskohtaamiseen tai fyysiseen ympäristöön.
Jokaisen ehdotuksen sopivuus arvioidaan strategian ja organisaatiotiedon perusteella. Ratkaisun pitää ansaita paikkansa suunniteltavassa kokonaisuudessa.
AI auttaa strategia-aineiston analyysissä, strategiaelementtien tunnistamisessa, taksonomian ja kirjaston hyödyntämisessä, vaihtoehtojen muodostamisessa ja dokumentoinnissa.
Asiantuntijan tehtävä on tulkita, priorisoida, haastaa, tunnistaa ristiriidat, arvioida realistisuus ja tehdä tai auttaa tekemään tehdä valinnat.
Työssä erotetaan aineistosta todettu tieto, siitä johdettu tulkinta ja ehdotettu ratkaisu. Lopputuloksesta pitää käydä ilmi, mihin ehdotus perustuu, mitä se tavoittelee ja mitä vielä pitää ratkaista.
Perusperiaate: AI ehdottaa. Asiantuntija arvioi ja päättää.
StrategiActin tulos muodostuu kolmesta toisiinsa liittyvästä näkymästä.
StrategiAct Map kokoaa tavoitellun toteutumisen: mitä strategian pitää saada todeksi, missä se ratkaistaan ja kuinka vahvasti sen pitää vaikuttaa.
Ratkaisusuunnitelma kuvaa tätä tukevat käytännöt ja rakenteet, niiden perustelut sekä keskinäiset yhteydet.
Ilmentymäsuunnitelma näyttää konkreettiset käyttömuodot, niiden käyttäjät, käyttötilanteet ja tarvittavat sisällöt sovitulla tarkkuudella.
Kokonaisuudessa erotetaan myös ratkaisujen strateginen tärkeys ja toteutusvalmius. Näin voidaan tunnistaa tarkoituksenmukainen aloituskohta ja asiat, jotka pitää ratkaista ennen rakentamista.
Varsinaisessa toteutuksessa valitut ratkaisut viimeistellään, rakennetaan, kokeillaan ja otetaan käyttöön. Toteutuksesta voi vastata asiakas, Romero, muu kumppani tai näiden yhdistelmä.
Esimerkiksi päätöspohjan tehtävä ja sisältörakenne voidaan suunnitella StrategiActissa. Sen lopullinen tuotanto, sovittaminen käytössä olevaan järjestelmään ja käyttöönotto sovitaan toteutusvaiheessa.
StrategiAct antaa toteutukselle tarkoituksen, suuntaviivat ja konkreettiset suunnitelmat. Toteutus tekee niistä käytettävää arkea.
Kerro strategiasta ja tilanteestanne. Katsotaan, missä sen pitäisi vaikuttaa ja mitä tämän mahdollistamiseksi kannattaa suunnitella.